Till umu.se

För våra leverantörer

Umeå universitet hanterar samtliga leverantörsfakturor elektroniskt. Våra leverantörer bör i första hand skicka e-faktura i Sveformat och i andra hand skicka pappersfaktura till vår fakturaadress. För att fakturaprocessen ska fungera så smidigt som möjligt och våra betalningar ska göras på förfallodagen, ber vi er ta del av nedanstående information innan ni fakturerar oss.

1. Allmänt
2. Elektronisk faktura (E-faktura) till Umeå universitet
3. Obligatoriska uppgifter på faktura
4. Övriga uppgifter på faktura

Allmänt

All fakturamottagning och skanning utförs av en extern leverantör, något som ställer specifika krav på fakturornas innehåll och kvalitet, se nedan. Det är viktigt att ni tar del av informationen och distribuerar den till berörda personer i er organisation.

Samtliga svenska fakturor till Umeå universitet ska märkas med beställarens fakturaadress:

Umeå universitet
PG1099
737 84 FAGERSTA

Umeå universitets organisationsnummer: 202100-2874

Samtliga utländska fakturor och övriga försändelser, t ex följesedel, påminnelse/krav etc., ska märkas med beställarens leveransadress:

Umeå universitet
Namn på institution/enhet
901 87 Umeå

Umeå universitets VAT-nummer: SE202100287401

Elektronisk faktura (E-faktura) till Umeå universitet

Som leverantör till Umeå universitet kan du effektivisera din fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska leverantörsfakturor till oss. Förutom att spara på porto och brevpapper gör du även en insats för miljön.

Om du är intresserad av att skicka E-faktura till Umeå universitet är du välkommen att kontakta fakturaprocessansvarig för vidare diskussion.

Möjlighet finns alltid att registrera dina E-fakturor direkt via Pagero AB.

Obligatoriska uppgifter på faktura

Våra beställare ska alltid ange nedanstående uppgifter. Saknas denna information uppmanar vi er att begära in den. Uppgifterna ska alltid finnas med på faktura till Umeå universitet.

  • Någon av adresserna enligt ovan.
  • Referenskod i dedikerat fält, i fakturans övre del.

Referenskoden ska anges i ett av nedanstående format.

  1. Som en alfanumerisk kod bestående av sju (7) positioner: 1234ABC
  2. Som en numerisk kod bestående av fyra (4) positioner:      1234

Leverantör till Umeå universitet uppmanas att alltid fråga efter referenskod vid beställning/motsvarande!

Elektronisk faktura (Svefaktura) – särskilda regler

  • Referenskoden ska anges i fältet Beställarreferens 1 på Svefaktura.
  • Referenskoden ska anges i en följd, utan mellanslag.

I de fall leverantör anger annan information (namn på beställare, beställningsnummer etc.) i fältet Beställarreferens 1, uppmanas denne att alltid fråga efter referenskod enligt format 1 ovan, samt att ange den som första post i fältet Beställarreferens 1, följt av ett mellanslag och därefter annan information.

Övriga uppgifter på faktura

Övriga uppgifter som alltid ska finnas med på faktura ställd till Umeå universitet:

  • Leverantörens fullständiga namn och adress samt organisationsnummer/momsregistreringsnummer/VAT
  • Leverantörens Plus-, Bankgiro och/eller bankkontonummer/IBAN
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Förfallodatum och betalningsvillkor (se nedan)
  • Valuta (om annan än SEK)
  • Totalt fakturabelopp
  • Totalt momsbelopp samt momssats
  • Uppgift om F-skattebevis
  • Varans/tjänstens benämning och pris

Om fakturan är ofullständig eller felaktig, dvs. inte innehåller ovanstående information riskerar betalningen av fakturan att bli försenad.

Betalningsvillkor på faktura till Umeå universitet

Om inget annat avtalats ska betalningsvillkoret vara 30 dagar efter mottagen, korrekt faktura och godkänd leverans.


Bild på samverkanshuset

Bild: Peter Nordin

Kontaktinformation

Allmänna frågor besvaras av Mikael Åhed.

Telefon: 090-786 57 76

Frågor om elektroniska fakturor (teknikfrågor) besvaras av Göran Bergmark.

Telefon: 090-786 71 98