Till umu.se

För våra leverantörer

VIKTIGT! Ny fakturaadress för svenska leverantörer fr.o.m. den 1 april 2015. Umeå universitet hanterar samtliga leverantörsfakturor elektroniskt. Detta innebär att fakturorna antingen skannas och tolkas maskinellt eller inkommer helt elektroniskt som Svefaktura. För att betalningarna från oss ska komma i rätt tid ber vi er ta del av nedanstående information

1. Allmänt
2. Elektronisk faktura (E-faktura) till Umeå universitet
3. Obligatoriska uppgifter på faktura
4. Övriga uppgifter på faktura

Allmänt

All fakturamottagning och skanning utförs av en extern leverantör, något som ställer specifika krav på fakturornas innehåll och kvalitet (se information nedan). Det är viktigt att ni tar del av denna information och distribuerar den till berörda personer i er organisation.

Samtliga svenska fakturor till Umeå universitet ska märkas med beställarens fakturaadress:

Umeå universitet
PG1099
737 84 FAGERSTA

Umeå universitets VAT-nummer: SE202100287401

Samtliga utländska fakturor och övriga försändelser (t ex följesedlar som inte följer med fakturan, påminnelse/krav etc.) ska märkas med beställarens leveransadress:

Umeå universitet
Namn på institution/enhet
901 87 Umeå

Umeå universitets VAT-nummer: SE202100287401

Elektronisk faktura (E-faktura) till Umeå universitet

Som leverantör till Umeå universitet kan du effektivisera din fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska leverantörsfakturor till oss. Förutom att spara på porto och brevpapper gör du även en insats för miljön.

Om du är intresserad av att skicka E-fakturor till Umeå universitet är du välkommen att kontakta fakturaprocessansvarig för vidare diskussion.

Möjlighet finns alltid att registrera dina E-fakturor direkt via Pagero AB.

Obligatoriska uppgifter på faktura

Våra beställare ska alltid ange nedanstående uppgifter. Saknas denna information uppmanar vi er att begära densamma. Uppgifterna ska alltid finnas med på faktura till Umeå universitet.

  • Någon av adresserna enligt ovan.
  • Referenskod i särskilt fält markerat med ”Er referens” eller i fakturans övre, högra del.

Referenskoden ska anges enligt något av nedanstående format.

  1. Som en alfanumerisk kod bestående av sju (7) positioner: 1234ABC
  2. Som en numerisk kod bestående av fyra (4) positioner:      1234

Leverantör till Umeå universitet uppmanas att alltid efterfråga referenskod vid beställning!

Elektronisk faktura (Svefaktura) – särskilda regler

  • Referenskoden ska anges i referensfält 1 (Er referens) på Svefaktura.
  • Referenskoden ska anges i en följd, utan mellanslag.

I de fall leverantör anger annan information (namn på beställare, beställningsnummer etc.) i referensfält 1 (Er referens), uppmanas denne att alltid efterfråga referenskod enligt format 1 ovan, samt att ange denna först i referensfält 1 (Er referens), följt av ett mellanslag och därefter annan information.

Övriga uppgifter på faktura

Övriga uppgifter som alltid ska finnas med på faktura ställd till Umeå universitet:

  • Leverantörens fullständiga namn och adress samt organisationsnummer/momsregistreringsnummer/VAT
  • Leverantörens Plus-, Bankgiro och/eller bankkontonummer/IBAN
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum
  • Förfallodatum och betalningsvillkor
  • Valuta (om annan än SEK)
  • Totalt fakturabelopp
  • Totalt momsbelopp samt momssats
  • Uppgift om F-skattebevis
  • Varans/tjänstens benämning och pris

Om fakturan är ofullständig eller felaktig, dvs. inte innehåller ovanstående information riskerar betalningen av densamma att bli försenad.


Bild på samverkanshuset

Bild: Peter Nordin

Kontaktinformation

Allmänna frågor besvaras av Mikael Åhed.

Telefon: 090-786 57 76

Frågor om elektroniska fakturor (teknikfrågor) besvaras av Göran Bergmark.

Telefon: 090-786 71 98