För våra leverantörer
Umeå universitet hanterar samtliga leverantörsfakturor elektroniskt. Detta innebär att fakturorna antingen skannas och tolkas maskinellt eller inkommer helt elektroniskt som Svefaktura. För att betalningarna från oss ska komma i rätt tid ber vi er ta del av nedanstående information
1. Allmänt
2. Elektronisk faktura (E-faktura) till Umeå universitet
3. Obligatoriska uppgifter på faktura
4. Övriga uppgifter på faktura
Allmänt
All fakturamottagning och skanning utförs av en extern leverantör, något som ställer specifika krav på fakturornas innehåll och kvalitet (se information nedan). Det är viktigt att ni tar del av denna information och distribuerar den till berörda personer i er organisation.
Samtliga svenska fakturor till Umeå universitet ska märkas med beställarens fakturaadress:
Umeå universitet
Namn på institution/enhet
Box 921
833 27 Strömsund
Umeå universitets organisationsnummer: 202100-2874
Samtliga utländska fakturor samt övriga försändelser (t ex följesedlar som inte följer med fakturan, påminnelse/krav etc.) ska märkas med beställarens leveransadress:
Umeå universitet
Namn på institution/enhet
901 87 Umeå
Umeå universitets VAT-nummer: SE202100287401
Elektronisk faktura (E-faktura) till Umeå universitet
Som leverantör till Umeå universitet kan du effektivisera din fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska leverantörsfakturor till oss. Förutom att spara på porto och brevpapper gör du även en insats för miljön.
Om du är intresserad av att skicka E-fakturor till Umeå universitet är du välkommen att kontakta fakturaprocessansvarig för vidare diskussion.
Se även den allmänna informationen på Ekonomistyrningsverkets hemsida, Staten övergår till E-fakturering
Möjlighet finns alltid att via länken nedan helt gratis registrera dina leverantörsfakturor direkt på Fakturaportalens (Expert Systems) hemsida.
Obligatoriska uppgifter på faktura
Våra beställare ska alltid ange nedanstående uppgifter. Saknas denna information uppmanar vi er att begära densamma. Uppgifterna ska alltid finnas med på faktura till Umeå universitet.
- Någon av adresserna enligt ovan.
- Referenskod i särskilt fält markerat med ”Er referens” eller i fakturans övre, högra del.
Referenskoden är alfanumerisk och består av 4–7 tecken. Strukturen är fyra siffror direkt följd (utan mellanslag) av tre VERSALER. I undantagsfall används även en struktur som består av de fyra första siffrorna. Referenskod anges lämpligtvis i fält markerat med ”Er referens” eller motsvarande.
Observera! Leverantör som skickar E-faktura ska alltid ange den sjuställiga beställarreferensen (t ex 7540ABC). Ingen annan information får finnas i fältet ”Er referens” (Referens 1 på Svefaktura). Namn på beställare eller motsvarande anges i fältet Referens 2.
Övriga uppgifter på faktura
Övriga uppgifter som alltid ska finnas med på faktura ställd till Umeå universitet:
- Leverantörens fullständiga namn och adress samt organisationsnummer/momsregistreringsnummer/VAT
- Leverantörens Plus-, Bankgiro och/eller bankkontonummer/IBAN
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Förfallodatum och betalningsvillkor
- Valuta (om annan än SEK)
- Totalt fakturabelopp
- Totalt momsbelopp samt momssats
- Uppgift om F-skattebevis
- Varans/tjänstens benämning och pris
Om fakturan är ofullständig eller felaktig, dvs. inte innehåller ovanstående information riskerar betalningen av densamma att bli försenad.
